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digitalisieren für Minimalisten

© Maksym Yemelyanov - Fotolia.com

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Ich habe schon vor 10 Jahren versucht viele meiner Dokumente und Fotos zu digitalisieren und bin bei dem Unterfangen kläglich gescheitert. Deswegen möchte ich euch als aller erstes gerne den Tipp geben einen Schritt vorher anzufangen und euch bewusst zu machen, auf welchen wegen Kommunikation, Fotos, Videos und Musik in euer Leben tritt. Wenn man dies konsequent durchgedacht hat, wird man meist zu dem Schluss kommen, dass man viele materielle Dinge schon in Formen von 0 und 1 in sein leben lassen kann und diese Dinge dann gar nicht mehr digitalisiert werden müssen.

Wie läuft deine Kommunikation mit Behörden, Vertragspartnern (Stromanbieter, Telefon/Fernsehanbieter, GEZ, Rathaus, etc) ab? Gibt es einen Weg Papier zu vermeiden? Viele Anbieter zahlen sogar einen einmaligen Bonus dafür, Rechnungen nicht auf dem Postweg sondern online abzuwickeln.
Wie viel an Werbung häuft sich in deinem Briefkasten? Der jährliche Katalog, der doch nur weggeschmissen wird und den es auch online gibt. Kannst du diesen nicht abbestellen? Ist eine Email manchmal nicht der schnellere und stressfreie Weg, anstelle den Postweg zu wählen? Ich habe mir vor 4 Jahren ein: „keine Werbung einwerfen“ Aufkleber auf den Briefkasten geklebt. Es hat wirklich etwas genützt. Außerdem gibt es noch die Robinson Liste wo man sich eintragen kann, damit man keine unerwünschte Werbung via Telefon erhält. Wenn man auf dieser Liste steht, wird es für die entsprechenden Unternehmen sehr teuer.

Zum Thema Dokumente ist es wichtig zu wissen, dass es Dokumente gibt, die man in Papierform besitzen muss, da Behörden und Gesetze dies so vorschreiben. In manchen Bundesländern reichen aber zum Beispiel heute schon digitale Kontoauszüge und signierte Rechnungen aus. Bitte informier dich immer an deinem jeweiligen Heimatort, wie die gesetzlichen Rahmenbestimmungen sind.

Musik digitalisieren ist eine Menge Arbeit, zumindest wenn man, wie ich, irgendwann mal 2.000 CDs besessen hat. Ich habe mir diese Arbeit komplett gespart und ein Abo eines Streamingdienstes abgeschlossen, welches monatlich kündbar ist. Weitere Musik kaufe ich online.
Außerdem sollte Ihr beim Thema Musik auch darauf achten, dass wenn Ihr alte CDs zum Beispiel verkauft, auch die entsprechenden Sicherheitskopien zu löschen, weil dies sonst strafbar ist.

Beim Thema Fotos bin ich einen radikaleren Weg gegangen. Jeder der schon einmal versucht hat mit einem Flachbettscanner 200 Fotos einzuscannen, auf die richtige Größe zu bringen und in einem sicheren Dateiformat abzuspeichern, weiß wie viel Arbeit das ist. Es gibt seit einigen Jahren professionelle Dienstleister die Fotos im 100er Pack und auch in vollen Kartons für dich einspannen. Der Preis ist zwar immerhin noch recht hoch, aber man sollte sich überlegen ob die bessere Scan Qualität und das weniger an Zeit, einem dieser Preis nicht doch vielleicht Wert ist. Ich bin dazu übergegangen meine Fotos ausschließlich mit dem Smartphone zu machen und diese dann in der Dropbox und auf einer externen Platte zu speichern. So habe ich alles gesichert und an einem Ort verfügbar.

Das Einscannen von Dokumenten ist genauso mühselig, wie das von Fotos. Hier gibt es aber auch Alternativen. Im Industriebereich gibt es Scanner mit automatischem Einzug, vielleicht bietet der Copy-Shop um die Ecke dies sogar an. So hat man in 20 Minuten 100 A4 Seiten in einer super Qualität digitalisiert. Alternativ kann ich für die Smartphonebesitzer unter euch noch empfehlen eine Scann App auszuprobieren. Ich konnte mir vorher nicht vorstellen, dass es funktioniert, aber bei mir klappt es super. Die App erkennt Schrift, Text, exportiert als PDF JPG und erkennt sogar das Papierformat. Gute Apps kosten 3-6 Euro, aber für den Test reicht auch eine die günstigere Free Version aus.

Wie es sich mit speziellen Ordnungs und Organisationstools abspielt, werde ich in einem anderen Artikel beleuchten. Aber es gibt viele Alternativen zu Kalender Filofax und Moleskine.

 

Wie sieht es bei euch aus? Wie digitalisiert Ihr? Ist es für euch ein Thema? Welche Tipps habt Ihr noch, die zu digitalisierenden Gegenstände zu reduzieren?

9 Kommentare

  1. Außer PDF für Referenzen mit meinem Logo erstellen, was sogar Spaß macht und ein paar Fotos von mir selbst, hab ich nix an Dokumenten. Warum soll ich irgendwas speichern, festhalten, digitalisieren? Klingt ja schon so gruselig. Fotos hab ich in meinem Kopf. Entdeckt doch lieber neue Musik anstatt sie zu stapeln. Ich mag Technik überhaupt nicht und will damit keine Lebenszeit mehr verbringen. Heimlich bewundere ich aber technikaffine Menschen wie dich oder Christof. Hab alles rausgeschmissen, was ging. Ämter und Vertragsleute angerufen, was genau ich behalten muss in Papierform und wie lange. War sehr lustig. „So jemand hat hier noch nie angerufen, will ihr Leben minimalisieren …“

    • Wäre mir neu, dass ich technikaffin wäre 😉 Habe doch meinen IT-Job hingeworfen, weil er mich gelangweilt hat und ich fortan das machen möchte, was mir Spaß macht. Schreiben zum Beispiel.

      Noch ein Wort zum Digitalisieren: Ich habe vor paar Jahren meine Brötchen mit dem Verkaufen von Schallplatten verdient. Mittlerweile habe ich meine 4000+ Tonträger verkauft und höre Musik nur noch per Streaming, meist in CD-Qualität. Gerade bin dabei meine Dias (auch hier sind es Tausende), bzw. die besten 5 % davon, digitalisieren zu lassen. Ganz auf Bilder und Dokumente auf dem Laptop zu verzichten, schaffe ich noch nicht. Da ist mir Tanja etwas voraus. Aber ich merke, dass ich immer weniger brauche.

      Viele Grüße

      Christof

  2. Martin

    Bankbelege/-verträge, Versicherungspolicen, Standesamtliche Unterlagen, Steuerunterlagen … es gibt einige Dinge die sind und müssen analog auf Papier bleiben – bei mir gesammelt in einem Ordner. Rechnungen bleiben zumeist analog und werden nach Bezahlung weggeschmissen (die Bank hat die Zahlung digital nachvollziehbar).
    Was das „private“ betrifft: Ich streame keine CD’s. Ich habe einen Ordner in dem genau 100 CD/DVD platz haben. Und mehr kommt nicht ins Haus oder dann muss was Altes weg. Ansonsten leihe ich mir die Filme und CD in der Bücherei aus – wobei wir hier natürlich priviligiert sind. Die Bücherei in unserer Stadt soll ja eine der grössten Freihandbibliotheken Europas sein. Tausende CD und DVD kostenlos ausleihen. Wenn ich dann eine CD für mich streamen möchte, kein Problem: In der Schweiz ist das für den Eigengebrauch von Gesetzes wegen zu 100% legal 🙂
    Aber noch besser: Radio hören. Der Musikmix bei ausgewählten Sendern meines Vertrauens 🙂 ist alleweil besser als meine Musiksammlung
    Fotos: Ich habe noch ein paar Fotos aus meiner Kindheit. Ein sehr bescheidenes Album abgelegt im Dachstock. Alles andere ist digital auf einer externen Festplatte – ein paar hundert Bilder aus meiner Zeit als ich Studiofotografie betrieb. Neue Bilder? Ein paar wenige auf meinem Smartphone. Die werden aber meist nach 1-2 Monaten wieder gelöscht.
    Was ich festgestellt habe ist, dass sich das Digitalisieren von analogen Daten nicht lohnt. Das ist zuviel Arbeit. Entweder wegschmeissen oder in 1-2 Ordner verdichten.

    • Ines

      Man muss nicht alles in Papierform aufbewahren. Man kann auch eine Versicherungspolice oder Bankunterlagen als PDF archivieren. Wichtig ist hierbei, dass der ISO 9001 Standard eingehalten wird und das Dokument eine qualifizierte digitale Signatur hat. Da gibt es auch schon für Privatleute gute Lösungen 🙂

  3. Martin

    Nachtrag:
    Massenscans kann man vielleicht ja auch auf Arbeit (nach Arbeitsschluss) machen. Ich fragte meinen Chef ob ich auf dem Fotokopierer mit Scanfunktion meine Ausbildungsunterlagen scanen dürfe. Durfte ich.
    So habe ich etwa 3000 Blatt gesannt. Nicht einzeln, nein im Stapelverfahren. Ornerweise als PDF gespeichert.
    Nicht indexiert, sondern einfach pro Ordner 1 PDF und fertig. Ich finde es dann schon wenn ich es wirklich brauche (brauchte ich noch nie 🙂 ). Das ganze Papier kam dann in die Tonne.

  4. Also Musik und Filme streame ich eigentlich nur noch. Bilder mache ich nur als Kunst, mit DSLR und Nachbearbeiten per Rechner. Die typischen Fotos als Erinnerungsstücke kenne ich gar nicht mehr. Wenn das Ereignis es wert war, erinnere ich mich auch ohne Foto daran.

    Bei den Dokumenten bin ich noch dabei, sie alle zu digitalisieren. Ich kann als Scanner den Fujitsu ScanSnap iX500 empfehlen, der mir mit 25 Seiten pro Minute gute Ergebnisse liefert. Abgespeichert wird mit Doo, einer (leider nur noch unsupporteten) App für den Mac, die auch automatisch per OCR ordnet und sich die Adressen merkt.

  5. Alex Z.

    Hi an alle,

    Minimalismus beschäftigt mich nun schon sehr lang, und ich lebe es auch schon seit längerem aus. Das Internet an sich finde ich auch eine gute Sache, aber ist denn dieser ständige Kontaktwirklich so gut? Müssen wir immer up to date sein?
    Ich sage NEIN!
    Seit gut einem Jahr bin ich weder noch auf Facebook oder Instagram. Ich wehre mich gegen Twitter und andere angeblichen sozialen Netzwerke. ich besitze zwar ein Smartphone doch die App Whatsapp befindet sich auch schon seit gut einem halben Jahr nicht mehr darauf. Für mich muss ich ganz ehrlich sagen, bin ich zufrieden mit den Informationen die ich mir selber hole. Ich muss mir nicht ständig auf Facebook anhören was der ein oder andere sich grad doch für tolle Schuhe gekauft hat und was er heute Abend denn so macht. Natürlich steh ich mit meiner Meinung heutzutage ziemlich alleine da, aber das nehm ich gerne in Kauf, vorallem dann wenn ich immer wieder Leute treffe und ins Gespräch komme, die genauso empfinden wie ich. 🙂

    gruß Alex

  6. Mira

    Vielen Dank für den Beitrag! Ich stehe noch vor einem Berg Ordner mit feinsäuberlich eingeklebten Urlaubsfotos, die ich doch nicht anschaue. Es scheint mir mein „letztes, großes Projekt“ zu sein, ansonsten bin ich schon gut entmüllt und minimalisiert in meiner Wohnung.

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